04101 / 22 60 opan@mail.bg

Вътрешни правила за организация на административното обслужване в община опан

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА
ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО
ОБСЛУЖВАНЕ В ОБЩИНА ОПАН
І.ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

 


Чл.1. Настоящите правила за организация на административното обслужване в Община Опан служат за регулиране взаимодействието на звената при  съществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия.
Чл.2. Административното обслужване в Община Опан се осъществява при спазване на принципите, установени в Административно процесуалния кодекс (АПК), Закона за администрацията, Наредбата за общите правила за организацията на административното обслужване и Наредбата за определяне и администриране на местните такси и цени на услуги.
Чл.3. /1/ "Административно обслужване" е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на Община Опан

/2/ "Административна услуга" е:
1. издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;
2. издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;
3. извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;
4. консултациите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относно административноправен режим, които се дават по силата на нормативен акт или които са свързани с издаване на административен акт или с извършване на друга административна услуга;
5. експертизите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когато нормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрацията на държавен орган или от овластена организация.

 

ІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.4. /1/ Административното обслужване в Община Опан се осъществява от служители от общата администрация, специализираната администрация и звено “Местни приходи” в сградата на Общината на адрес  6078 с.Опан, област Стара Загора
/2/ Административното обслужване в Община Опан се осъществява с непосредственото сътрудничество между отделните звена в Общината, и съответните институции и организации.
Чл.5. Община Опан задължително използва логото и слогана на държавната администрация при:
1. изготвяне на информационни и промоционални материали;
2. изготвяне на указателни табели на входовете на сградите, на кутиите за мнения и коментари, на информационни табла, на интернет страницата.
Чл.6. Основен елемент в процеса на усъвършенстване на административното обслужване и повишаване имиджа и доверието към администрацията е качеството на приема.
Чл.7. Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните канали са описани и оповестени чрез интернет страницата на Община Опан и на информационните табла.
Чл.8. /1/ Работното време за работа с граждани в Общинска администрация Опан е от 8.00ч. до 16.45 часа, с обедна почивка от 12,00ч. до 12,45 часа.

 

ІІІ. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл. 9. /1/ Служители от общата администрация осигуряват информация за реда, организацията и видовете услуги извършвани от администрацията на Община Опан.
/2/ Информацията за административното обслужване следва да бъде:
1. ясна, точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна;
2. достъпна за хора с увреждания;
3. без абревиатури, съкращения и препратки.
Чл.10. /1/ Информация за предоставяните от Община Опан услуги може да бъде
получена от:
1. служители от общата администрация – ет.2, стая №8 на Общинска администрация Опан;
2. телефон 04101 / 2289; 04101 / 2320
3. интернет адрес www.opan.bg
4. информационните табла в Общинска администрация Опан
/2/ Образци на заявления / искания за предоставяне на административни услуги са на разположение:
1. служители от общата администрация – ет.2, стая №8 на Общинска администрация Опан;
2. служители от специализираната администрация – ет.3, стая №25 и №32 на Общинска администрация Опан;
3. звено “Местни приходи”, ет.1, стаи №№ 3 и 4 на Общинска администрация Опан;
4. на интернет адрес: www.opan.bg с възможност за изтегляне;
Чл.11./1/ Информацията за административното обслужване се актуализира в 7 (седем) дневен срок от влизане в сила на промените в нормативните актове;
/2/ актуализацията се извършва едновременно във всички информационни средства – брошури, диплянки, информационни табла, интернет - страницата на общината;
/3/ наименованията на административните услуги във всички информационни материали, както и във всички електронни бази данни са в съответствие със Списъка на унифицираните наименования на административните услуги, утвърден със заповед на Министъра на държавната администрация и административната реформа;
/4/ организацията по актуализацията и подготовката на информацията е задължение на директорите на дирекции с непосредственото участие на служителите от структурните звена, съгласувана и одобрена от секретаря на общината.

ІV. СЛУЖЕБНО НАЧАЛО

Чл.12./1/ При осъществяване на административното обслужване, администрацията изгражда предпоставки и осъществява междуведомствено обслужване на клиентите, когато това не е в противовес на законодателството в Република България.
/2/ Организацията на междуведомственото обслужване се извършва от служителите в общата и специализираната администрация, отговарящи за административното обслужване, с непосредственото участие на служителите от структурните звена в администрацията и под ръководството на секретаря на Община Опан.
Чл.13. /1/ Когато в изпълнение на административна услуга са ангажирани две или повече структурни звена в организацията, заявителят подава единствено искане в деловодството на Общинската администрация, която организира изпълнението по служебен ред, съгласно чл.36 от АПК.
/2/ Формата на заявленията/исканията, редът и сроковете за отстраняване на недостатъците в тях, препращането им на компетентен орган, сроковете за извършване на административни услуги, както и другите въпроси, свързани с издаването на актовете във връзка с административното обслужване, са в съответствие с глава пета, раздел І на АПК.
Чл.14./1/ Взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършените от тях действия се описват в технологични карти на процесите.
/2/ Технологичните карти на процесите се изготвят от служителите на структурните звена за всяка административна услуга, или за група услуги по направления на дейност, когато технологията е принципно обща.

V. ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.15. /1/ За навременното и пълно обезпечаване с информация на служителите в общата и специализираната администрация, отговарящи за административното обслужване, ръководителите и служителите в структурните звена в Община Опан се задължават:
1. да подават в 3-дневен срок всички промени за актуализация на директор на дирекция „ФАПИОУС;
2. да подпомагат служителите , отговарящи за административното обслужване с разяснения, консултации и препоръки за срочното и качествено обслужване на потребителите;
/2/ Служителите в общата и специализираната администрация, отговарящи за административното обслужване, могат да изискват предоставяне на информация и/или документи от другите структурни звена в Община Опан, когато тя е необходима за извършване на справки и предоставяне на документи при административното обслужване на място.
Чл.16. /1/ Служителите от местата по чл. 4, ал.1 от настоящите Правила, приемат документи във връзка с изпълнение на административни услуги и предават готови документи за физически и юридически лица, организации и други институции.
/2/ Служителите в общата и специализираната администрация, отговарящи за административното обслужване:
1. предоставят информация за административните услуги на достъпен и разбираем език;
2. отговарят на запитвания от общ характер и насочват въпросите по компетентност до звената в администрацията, както и към други административни органи, компетентни по съответния въпрос;
3. разясняват изискванията на които трябва да отговаря заявлението или искането за осъществяването на административната услуга по установения ред;
4. приемат заявления или искания;
5. приемат заявления и регистрират устни запитвания по Закона за достъп до обществена информация;
6. проверяват пълнотата на документацията за всяка административна услуга по предварително изготвен контролен списък;
7. дават информация за хода на работата по преписката;
8. осъществяват връзката с останалите звена от администрацията по повод осъществяване на административното обслужване;
9. предоставят исканите документи;
/3/ Служителите, определени с резолюция за изпълнение на административната услуга са длъжни:
1. да обработват материалите веднага след получаването им и да предадат резултата в нормативно, респективно по резолюция, определения срок;
2. след приключване на задачата да съхраняват преписките до предаването им за архивиране, съгласно ЗДАФ;
3. да връщат незабавно в деловодството погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;
4. да предоставят незабавно за регистрация преписките при предаването им от едно структурно звено в друго;
5. да не обработват документи, които не са регистрирани, резолирани, или пък са резолирани до друг служител от същото звено, без изрично да са упълномощени от ресорния или прекия ръководител;
6. да информират прекия си ръководител, респективно ползвателя на услугата – писмено, за причините, налагащи удължаване на срока;
7. при отсъствие (отпуск, болнични, командировка) да предадат работните документи на свой заместник, определен от ръководителя, който следва да продължи работата и спази установените срокове;
8. при напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител;
9. да предават документите за експедиция в деловодството с:
- точен адрес (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя / наименование на учреждението);
- с входящия номер на преписката, на което се отговаря.
Чл.17. Ръководителите на структурни звена са длъжни:
1. да контролират движението на документите; да вземат съответни мерки при всеки отделен случай на неприключени в срок преписки от страна на
подчинените им звена и служители;
2. да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината за отсъствието, както и на онези, които
напускат длъжността; при напускане на длъжността да изискват от служителя предаване с протокол на служебната документация;
Чл.18. /1/ След като се заведат и регистрират, документите се предават по предназначение в деня на тяхното получаване.
Чл.19. /1/ Секретарят или оправомощено, съгласно специален закон, длъжностно лице преглеждат служебните преписки насочени към тях и ги резолират в деня на получаването, като ги насочват до съответните директори на дирекции или други служители в Общинската администрация.
/2/ Ръководителите на дирекции възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на подчинените им служители.
/3/ Резолюцията се поставя върху документа и трябва да определя изпълнителя, задачата и срока за изпълнение, дата на резолиране и подпис на резолиращия.
Чл.20. /1/ Резолираните документи се изпращат до изпълнителите, предварително размножени в необходимия брой екземпляри. Копие от материала се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията
/2/ Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача.
/3/ Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители, отговорността за изпълнението на задачата е на всички посочени в нея лица.
/4/ Всички изпълнители на задачи са длъжни да изпратят становището си на резолиращия в срок, който е не по-кратък от един работен ден преди крайния срок.
Чл.21. Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да се откаже извършването на административна услуга, се издават и подписват от Кмета на Общината, при негово отсъствие от Заместник-кмет, или при наличие на делегиране на права по смисъла на ЗМСМА и други специални закони от определено със Заповед на Кмета лице.
Чл.22. /1/ Изходящите и вътрешните документи се предават в деловодството за извеждане и полагане на печата на Общината подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали, в толкова екземпляри, колкото са получателите, един екземпляр за архивиране и един за преписката при отговарящия за изпълнението. 
/2/ След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

 

VІ. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛИТЕ НА УСЛУГИ

Чл.23./1/ Община Опан приема писмено и устно подадени искания за издаване на индивидуален административен акт във връзка с извършваните административни услуги, съгласно чл.29 от АПК.
/2/ Пред Община Опан потребителите на административни услуги могат да се представляват с писмено пълномощно с нотариална заверка на подписа и от други граждани или организации.
/3/ Писмените искания, приети от служителите в звеното за административно обслужване, се регистрират по общия ред.
/4/ Исканията, внесени устно, се отразяват в протокол, който се подписва от заявителя и от длъжностното лице, което го е съставило, след което се регистрират по общия ред, съгласно АПК, чл.29, ал.5.
/5/ Датата на започване на производството по извършване на административната услуга е датата на постъпване на искането в Община Опан.
/6/ За исканията, подадени по пощата, в извън работно време сроковете за вземане на решение от административния орган започват да се броят от следващия работен ден;
Чл.24. /1/ Община Опан, изпълнява административните услуги в нормативно определените срокове, с възможност за осигуряване на “бързи” и “експресни” услуги, посочени в Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени.
/2/ Заплащането на дължимите такси и цени на услуги от клиентите, се извършва съгласно Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги, извършвани от Община Опан, приета от Общински съвет.
Чл.25. При работа с клиенти служителите в общата администрация, отговарящи за административното обслужване спазват нормативните и вътрешните стандарти на обслужване, въведени в Община Опан с Хартата на клиента.
Чл.26. /1/ Община Опан създава, поддържа и развива различни канали за обратна връзка с клиентите:
1. анкетна кутия за административното обслужване в сградата на Община Опан;
2. възможност за подаване на он-лайн Анкетна карта на интернет адрес www.opan.bg за
коментари, похвали или оплаквания;
3. кутия за сигнали срещу корупция в сградата на Община Опан;
4. възможност за подаване на предложения и сигнали за корупция на www.opan.bg;
5. възможност за подаване сигнали за корупция, както и коментари, похвали или оплаквания в деловодството на общината.
/2/ Община Опан проучва и измерва удовлетвореността на потребителите не по-малко от веднъж годишно, съгласно методология, утвърдена от Министъра на държавната администрация и административната реформа.
/3/ Резултатите от анализираната информация се обсъждат и оповестяват сред обществеността;
/4/ В резултат на получената и анализирана информация от всички канали за обратна връзка се предприемат действия за подобряване на административното обслужване, които се оповестяват сред обществеността.

VІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОНТРОЛА ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ

Чл.27. Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за точно спазване на определените срокове и качеството на предоставяните услуги.
Чл.28. /1/ Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:
1.Кмет;
2.Заместник-кмет;
3.Секретар;
4.Ръководители на звена – директори на дирекции.
/2/ Контрол може да се осъществява и от страна на клиентите – физически и юридически лица, посредством справка за движението на преписката им в
деловодството на общината.
Чл.29. /1/ Сроковете за изпълнение са определени в самия документ, с резолюция или произтичат от нормативен акт.
/2/ Когато с нормативен документ или с резолюция не е определен срок за изпълнение, задачата се изпълнява в седемдневен срок от датата на нейното възлагане.
/3/ Срокът за извършване на административна услуга на граждани е съобразно АПК, освен ако в нормативен акт е установен друг срок.
/4/ При възникване на обективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, когато той не е нормативно определен, резолиращият може да го удължи.
Чл.30. Всички дейности по документите, от регистрацията до предаването им за архивиране са съгласно настоящите правила.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1. Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите правила.
§2. Контролът по спазване на клаузите във вътрешните правила за административно обслужване се осъществява от секретаря на Община Опан.
§3. Настоящите правила се утвърждават на основание чл.1, ал.2 от Наредбата за общите правила за организацията на административното обслужване.